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TRADUCCIONES
TRADUCCIONES DE CALIDAD
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El Sistema de Gestión de la Calidad de nuestra agencia de traducciones de compone de los siguientes procedimientos:
COORDINACIÓN DE TRADUCCIONES E INTERPRETACIONES 1. PROPÓSITO Y ALCANCE
ARCHIVO DE FAXES ELECTRÓNICOS En el campo formato se selecciona “TIFF”. En opciones es importante, para que se guarden todas la páginas, seleccionar “Todas las páginas”. En el campo “Buscar en” seleccionar la carpeta donde se guardará. En el campo “Nombre de archivo” se da el nombre: si el fax contiene sólo el texto a traducir se le da un nombre con este formato: Texto a traducir BOS-0201-03; si además del texto a traducir contiene el pedido, se le da un nombre con el siguiente formato: Pedido de traducción BOS-0203-01. Pulsar sobre “Exportar”. Comprobar en el Explorador de Windows que todas las páginas se han guardado correctamente. Si el texto a traducir se recibe en papel físico 2. REFERENCIAS PARA LA COORDINACIÓN DE TRADUCCIONES E INTERPRETACIONES Dueño de los Procesos: Coordinador de Proyectos de Traducción e Intepretación Requisitos ISO 9001: 7.2 – 7.5 – 7.6 – 8.3 – 8.4 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS PARA LA COORDINACIÓN DE TRADUCCIONES E INTERPRETACIONES SGC: Sistema de Gestión de la Calidad Coordinador de Traducciones e Interpretaciones: persona que se encarga de coordinar con el equipo de traductores profesionales para que se hagan las Traducciones y otros trabajos. Coordinador de Traducciones e Interpretaciones Asistente: persona que coordina cuando el Coordinador de Traduccionese Interpretaciones (Principal) no está disponible o que le ayuda cuando el Coordinador necesita ayuda en la gestión de proyectos de traducción e interpretación. En el punto 4.1 se realizan algunas definiciones más. 4. PROCEDIMIENTO PARA LA COORDINACIÓN DE TRADUCCIONES E INTERPRETACIONES
4.1. INTRODUCCIÓN A LA COORDINACIÓN DE TRADUCCIONES E INTERPRETACIONES Los pasos a seguir en la coordinación de las traducciones son diferentes según la modalidad de traducción a hacer. Los diferentes tipos de modalidades son los siguientes:
El proceso de elaboración se compone de 4 fases:
- Traducción Urgente. Es una traducción a realizar en menos de 12 horas, que requiera trabajar en fines de semana o festivos o que supere las 2.500 palabras por día (esta cifra puede variar según el idioma y la época). Según el caso, a veces se trocea la traducción (se dividen en varias partes y se envían a varios traductores profesionales para que cada uno traduzca una parte) y a veces no. Si la traducción se divide entre diferentes traductores se debe procurar una revisión y unificación del texto. Hay que intentar que las traducciones urgentes las hagan traductores senior, para poder ofrecer la máxima calidad. En cualquier caso, la calificación que debe tener el traductor que realice la traducción urgente no será nunca inferior a A3. Así mismo se propondrá al cliente por teléfono y por escrito que si lo desea con posterioridad a la entrega de la versión urgente de la traducción se le entregará una versión definitiva con los controles propios de las traducciones Standard. Tiempo de coordinación de la traducción necesario si se trocea: unos 30-90 min. por cada traductor que participa en el proyecto. - Traducción Jurada. Es una traducción que por ley debe ser realizada por un Intérprete Jurado reconocido por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Pasos en la coordinación de traducciones juradas: Asegurarse del documento a traducir (la mayoría de traducciones juradas de la Agencia de Traducción son documentos tales como certificados, títulos, registros, etc., que no sobrepasan las 2 páginas) En el caso de tratarse de un documento de 1 ó 2 hojas y una combinación de idiomas convencional para la traducción (inglés español, español inglés, español francés, francés español, español italiano, italiano español, español portugués, portugués español, castellano alemán, alemán castellano, castellano catalán, catalán castellano, castellano gallego, gallego castellano, castellano euskera, euskera castellano, inglés catalán, catalán inglés, inglés gallego, gallego inglés, inglés francés, francés inglés, alemán, alemán francés) se aplicará la tarifa mínima. En el caso de tratarse de idiomas exóticos (chino, japonés, ruso, árabe, polaco, rumano, húngaro, ucraniano, serbio, croata, búlgaro, letón, lituano, estón, checo, eslovaco, etc.) debe consultarse primero la tarifa del traductor jurado para calcular la tarifa mínima (normalmente el doble de la que nos cobra el traductor). Para saber si se debe aplicar la tarifa mínima debe hacerse un recuento de las palabras de la traducción y multiplicarlo por el precio por palabra establecido en la “Lista de Tarifas para las Traducciones”. Si el total no llega a la tarifa mínima debe aplicarse esta misma. Si la sobrepasa se cobrará en función del número exacto de palabras. Asegurarse de la gestión de la mensajería para la entrega y recogida del original y la traducción jurada: mayoritariamente lo gestiona la Agencia de Traducciones pero debe preguntarse al cliente SIEMPRE. En el caso de traducciones para personas físicas y que, como tales, no figuran en nuestra base de datos, debemos pedir SIEMPRE los datos de la persona. Esto es: Nombre, Dirección, Teléfono y DNI. Nos los debe de proporcionar en el mismo momento que nos hace entrega del documento a sobre el que hay que realizar la traducción (tanto si es vía e-mail, fax, correo convencional o en persona a la oficina) En el caso de traducciones para personas físicas debemos pedirle una transferencia de la totalidad de la traducción a la cuenta bancaria de la Agencia de Traducción. Ésta debe realizarse SIEMPRE antes de la coordinación de la traducción y debe confirmarse el ingreso mediante el envío del comprobante bancario por e-mail o bien por fax. Sin el comprobante bancario del pago nunca se llevará a cabo ninguna traducción. Tiempo necesario para la coordinación de la traducción: 20-40 min. por candidato por el trabajo inicial. 7-8 min. para la entrega al cliente. - Interpretación. Consiste en que un intérprete traduce de viva voz lo que una persona está explicando en otro idioma. Este procedimiento para la coordinación de traducciones e interpretaciones es aplicable a los siguientes idiomas para los que ofrecemos servicios de traducción e interpretación:
Asimismo, este procedimiento para la coordinación de traducciones e interpretaciones es aplicable a las siguientes provincias en las que prestamos servicios de traducción e interpretación: Álava, Albacete, Alicante, Almería, Ávila, Badajoz, Baleares, Barcelona, Burgos, Cáceres, Cádiz, Castellón, Ciudad Real, Córdoba, La Coruña, Cuenca, Girona, Granada, Guadalajara, Guipúzcoa, Huelva, Huesca, Jaén, León, Lérida, La Rioja, Lugo, Madrid, Málaga, Murcia, Navarra, Orense, Asturias, Palencia, Las Palmas, Pontevedra, Salamanca, Tenerife, Cantabria, Segovia, Sevilla, Soria, Tarragona, Teruel, Toledo, Valencia, Valladolid, Vizcaya, Zamora, Zaragoza, Ceuta y Melilla. 4.2. MATERIAL NECESARIO PARA LA COORDINACIÓN DE LAS TRADUCCIONES E INTEPRETACIONES Compromiso de Confidencialidad El primer paso de todos, antes de recibir material, es firmar el Compromiso de Confidencialidad Material a utilizar Carpeta “Docs c Coordinación de Traduccionese Interpretaciones” (Documentos controlados para la coordinación de traducciones e interpretaciones), que contiene modelos y otros documentos controlados (para modificarlos hay que seguir un determinado procedimiento controlado) que son necesarios para coordinar proyectos de traducción e interpretación. A continuación se explica en qué consisten algunos de estos modelos: - Manual de Procedimientos para Coordinadores de Proyectos de Traducción e Interpretación. En este Manual se ha intentado dar respuesta a todas las dudas y resolver todos los problemas que pueda tener el Coordinador de Traducciones e Interpretaciones en cualquier situación, por lo que leerlo detenidamente simplifica mucho su trabajo. Si en el futuro surgiesen dudas o problemas, el primer paso a seguir es consultar el Manual para Coordinadores de Proyectos de Traducción e Interpretación las veces que sea necesario. Si aún así no quedasen resueltas, el Gerente de la Agencia de Traducción está a su disposición para ayudarle en todo aquello que pueda.
Algunos modelos de E-mails son los siguientes:
Pedido de traducción Se envía SIEMPRE al traductor. En él debe figurar el nombre del proyecto, la tarifa aplicable, el idioma y el plazo de entrega de la traducción, así como el documento a traducir. Las instrucciones especiales para traducir el documento también deben aparecer en un color y formato más vistoso que el resto de datos del pedido. Pedido de traducción jurada En él debe figurar los datos del traductor jurado(nombre y dirección), plazo de entrega y especificar el horario para la recogida del documento. Lo más importante es verificar la dirección del traductor y la hora de recogida. También tiene que aparecer si el documento original será enviado su despacho para sellarlo. Pedido de revisión total de la traducción Es un pedido al revisor para que revise toda la traducción. Dicha revisión es realizada por un traductor senior, salvo casos justificados. Es muy importante remarcarle al revisor la necesidad que nos envíe una valoración de la traducción revisada. Pedido corrección de pruebas de traducción Cuando la traducción tiene que ir a imprenta o es muy importante la máxima perfección se propone al cliente que se realice una corrección de pruebas. Si el cliente lo aprueba, se envía al traductor este modelo. Pedido corrección de concepto Pedido para que un corrector realice un examen de un texto de destino traducido respecto a su adecuación a la finalidad prevista y a las convenciones del dominio al que pertenece, y recomendación de las correcciones pertinentes. Proposal Project Se usa cuando se quiere proponer un trabajo de traducción a un traductor o profesional residente en el extranjero. En este caso, el coordinador de traducciones e interpretaciones puede usar este modelo o bien redactar a su manera un email que contenga los mismos datos Propuesta proyecto Igual que el modelo anterior, pero para traductores profesionales e intérpretes residentes en España o hispanoparlantes Para usar los modelos anteriores, sólo es necesario abrirlos, rellenarlos y enviarlos. Al abrirlos en realidad lo que se abre es una copia, por lo que aunque se modifique, el original queda inalterable. Cualquier tipo de traducción, por pequeña que sea, debe de enviarse con un e-mail formal. B. Carpeta “Coordinación de Traducciones e Interpretaciones” En la misma se guardan las traducciones y los documentos relacionados con las mismas. Es importante no alterar la estructura de la carpeta. Dentro de dicha carpeta la principal subcarpeta es “Proyectos de Traducción e Interpretación”. Dentro de esta carpeta, cada mes habrá que crear una carpeta nueva, a la que se le dará el nombre del mes, usando este formato: “03-01” (para enero de 2003), “03-02” (para febrero de 2003), etc. Dentro de cada carpeta para cada mes, a medida que se vayan haciendo traducciones e interpretaciones para clientes, se abrirá una carpeta para cada cliente con su código de 3 letras (por ejemplo “SIE”) y dentro de ésta una carpeta para cada traducción o interpretación, a la que se da como nombre la referencia del proyecto de traducción o interpretación (por ejemplo “SIE-0208-01”). La fecha para saber si una traducción se guarda en una carpeta para un mes o en otra es la fecha de la recepción del pedido, salvo cuando son traducciones muy largas, en cuyo caso se podrán guardar en la carpeta correspondiente a un mes posterior. C. Caja física de “Proyectos de Traducción e Interpretación”. Cuando se recibe de los clientes documentación física por fax, correo, mensajero, en persona, etc. se guarda en la caja “Proyectos de Traduccióne Interpretación 2007”, “Proyectos de Traducción e Interpretación 2008”, etc. Sobre dicha documentación se anotará en lápiz la referencia del proyecto, para que esté en todo momento identificada. Si el cliente realiza finalmente un pedido, se hace copia, sea escaneada o en fotocopia, de dicha documentación para la traducción. Si es en fotocopia se guarda en dichas cajas. Si el cliente desea retirar los originales depositados, se le devuelve. D. Planning, para apuntar los días y horas de entregas de traducciones, etc. Preferiblemente se usará un tablero para apuntar las entregas. Debe de supervisarse SIEMPRE al principio de la jornada y de forma constante a lo largo del día. No debemos olvidarnos de apuntar todas las traducciones que se vayan realizando aunque ello suponga utilizar el planning de las semanas siguientes. El tablero debe mostrar los días de la semana, de lunes a viernes, y mostrar todas las traducciones que deben entregarse cada día. La forma de uso es muy sencilla, cuando se envíe un texto a traducir al traductor se hará una raya en horizontal tachando el nombre del traductor; cuando se haya enviado al revisor (en el caso de que se revise) se hará una raya en diagonal; cuando recibamos el texto del revisor se hará una raya en horizontal tachando su nombre; y, una vez entregado al cliente se hará una raya en diagonal tachando el proyecto de traducción completo para dejar claro que la entrega ya se ha realizado correctamente. Reparto de funciones y tareas entre el Coordinador de Traducciones e Interpretaciones (Principal) y los Coordinadores AsistentesEl responsable de la coordinación de traducciones e interpretaciones es el Coordinador (Principal). El Coordinador (Principal) es el encargado de guardar toda la información en las carpetas correspondientes, así como de revisar todos los e-mails que se envíen desde translations. Los Coordinadores Asistentes que quieran enviar un e-mail relacionado con el área de coordinación de traducciones e interpretaciones deben pedir la revisión del mismo antes de enviarlo. Es muy importante la comunicación entre los miembros del equipo de Coordinación de Traduccionese Interpretaciones. A parte de pedir la revisión de todos los e-mails que se realicen (así como llamadas a clientes o traductores profesionales) el coordinador asistente debe informar de todas las cosas que se realicen y que no esté informado el Coordinador Principal de Traducciones e Interpretaciones. Es de especial importancia los PRESUPUESTOS y las ACEPTACIONES DE PEDIDOS DE TRADUCCIÓN. No se pueden enviar sin la aprobación del Coordinador de Traducciones e Interpretaciones o en su defecto de Gerencia. 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